Cher(e) adhérent (e)
Après plusieurs années d'existence notre club a évolué , s'est développé et figure parmi les clubs les plus importants de la région en terme d'adhérents vététistes.
Il m'est apparu nécessaire, de faire le point sur l'organisation de notre club, de vous faire part de mes réflexions, mais aussi de mettre l'accent sur la nécessité d'une restructuration en profondeur pour une participation plus responsable afin de préparer l'avenir.
Sportivement.
Le Président
Lettre ouverte du Président:
Permettez moi de vous présenter à tous, mes vœux les plus sincères de bonne santé et de réussite, pour cette nouvelle année 2018.
Il m’appartient en tant que Président de préparer l’avenir de notre association et de faire en sorte qu’elle puisse perdurer et se développer.
Une réflexion concernant la structure et le fonctionnement de notre association s’impose .
Force est de constater que nous avons beaucoup de bénévoles très actifs ,mais peu veulent prendre une responsabilité au sein de l’association par peur de s’engager .
Comme la plupart des associations , notre association est structurée comme une pyramide c'est-à-dire que tout remonte vers le haut pour prendre une décision et le président doit tout gérer et en être responsable .
Le Président est lui aussi soumis aux aléas de la vie ,il a ses faiblesses ,ses envies et doit songer à passer la main dans de bonnes conditions plutôt que dans l’urgence si nécessaire.
Il m’appartient donc de préparer l’avenir et de rassurer l’éventuel prétendant au poste de Président par une organisation moins stressante.
Statutairement le bureau est obligatoire ( 1 président, 1 secrétaire, 1 trésorier) par contre nous pourrions définir un ensemble de délégations dans nos statuts de façons à partager le travail et les responsabilités. Chacune de ces délégations serait définie et détaillée. Elle aurait à sa tête un responsable avec pouvoir de décision ,pour gérer son équipe si nécessaire et chaque dernier vendredi du mois , une synthèse du travail accompli et des résultats serait exposée au CA .
Nous fonctionnons déjà avec quelques délégations mais cela n’est pas officiel statutairement notamment au niveau du partage des responsabilités .
Pour changer de structure de fonctionnement , il faudra rédiger et modifier les statuts concernés et donc une Assemblée Générale Extraordinaire devra être organisée avant la prochaine Assemblée Générale Statutaire dans les semaines à venir.
Liste des délégations possibles .
Délégation Sécurité : 1 responsable sécurité : à pourvoir
Référent avec notre assureur la MAIF
Responsable du règlement intérieur (rédaction), et le faire appliquer sur le terrain.
Sécurité au début des entrainements
Rappel des règles de sécurité aux entraineurs et aux membres du club
Tous ce qui concerne la sécurité des groupes, ce poste exigera de la rigueur , beaucoup de vigilance , et une forte responsabilité.
Délégation FFC 1 responsable fédération : à pourvoir
Contact avec la fédération française de cyclisme .Établissement des demandes de licences.
Contact avec les parents au moment des inscriptions. Ce poste implique de faire les licences au fur et à mesure donc demande de la disponibilité.
Délégation Maintenance matériel 1 responsable matériel : à pourvoir
Maintenance des véhicules moteurs et des vélos ainsi que tout le matériel de l’association.
Stockage des vélos.
Délégation Réseaux sociaux et site internet 2 responsables : à pourvoir en partie
Pour les informations a court termes :sorties—> FACEBOOK est très bien.
Mais pour les informations qui sont importante pour notre association tel que membres du bureau, statut, hebdo club, galerie photos etc c’est le site de CAP VTT ( MICHELON Webmaster )qui correspond le mieux.
Délégation Subventions 2 responsables: à pourvoir en partie
A ce jour c’est LECOURT Karine qui s’en occupe mais il lui faudrait un adjoint.
Un savoir faire est requis pour cette fonction qui est primordiale, et qui demande une bonne connaissance des dossiers à déposer dans les temps.
Délégation Ecole de VTT 1 responsable à pourvoir
Organisation de l’école de vtt dans son ensemble : l’encadrement, les effectifs, les programmes, le suivi des séances ...
Délégation Compétitions 1 responsable Stephane LECOURT
Organisation du calendrier des compétitions, la participation, l’accompagnement et la gestion des aides financières apportées par le club dans ce domaine.Communication des résultats.
Délégation Sponsors 2 responsables
La aussi un certain savoir-faire est nécessaire : ABITBOL William et CHABERT Louis s’en occupent et présentent toutes les qualités requises.
Il forme un très bon duo et les résultats sont là.
Délégation Communication 1 responsable
C’est BONAVENTURE Sylvie qui est notre contact avec le journal La Provence.
Il faudrait une autre personne qui puisse s’occuper des contacts avec les diverses radios locales.
Délégation Bonneterie 2 responsables
Actuellement c’est Louis et William qui s’en occupent : gestion du stock, prise des commandes, contact avec le fournisseur , nouveaux produits ....
Délégation Animations 1 responsable à pourvoir
Cette délégation c’est surtout prévoir les petites manifestations que l’asso propose, c'est-à-dire préparer le goutter de Noel, gouter Crêpes, gestion des bonbons, etc…
Bien sûr cette liste n’est pas exhaustive et pourra être complétée...Ainsi organisée l’association devrait être plus facile à gérer ,du moins je l’espère ! ENSEMBLE nous élaborerons le nouveau projet de club.
La responsabilité sera partagée entre tous les responsables de délégations et sera moins lourde à porter .L’ efficacité devrait s’en trouver améliorée de part le partage des tâches à accomplir . Il faudra trouver des responsables pour les postes non pourvus.
Vos critiques et remarques constructives seront les bienvenues, pour mettre sur de bons rails CAPVTT 2018 ... Vous pouvez faire acte de candidature pour les postes à pourvoir par email ou sms .
Bon début d’année à tous ....